Vedtekter for Arktisk Forening Tromsø
Arktisk Forening Tromsø er en interesseorganisasjon som har til formål å holde ved like og formidle historien og kunnskapen om polare strøk, med vekt på Arktis og nordnorsk liv og virksomhet.
Foreningen ledes av et styre på fire medlemmer med fire varamedlemmer som velges av årsmøtet. Styrelederen velges ved særskilt valg av årsmøtet. Styrelederens og varamedlemmenes funksjonstid skal være ett år, mens de øvrige styremedlemmer velges for to år, slik at to går ut hvert år.
Hvis ett av de styremedlemmer som ikke er på valg blir valgt til styreleder, velges et nytt styremedlem i vedkommendes sted for ett år. Blant de valgte styremedlemmer velger styret selv en nestleder. Styret er ikke beslutningsdyktig med mindre tre medlemmer er til stede.
Styret forvalter foreningens eiendeler og påser at regnskapet føres forsvarlig. Styrelederen har foreningens prokura.
Årsmøtet er foreningens høyeste myndighet. Det treffer sine beslutninger med simpelt flertall, hvis ikke annet er spesielt bestemt[1]. Institusjoner og sammenslutninger har hver sin stemme. Hvert medlem kan ha med én fullmakt til årsmøtet.
[1] Jf. § 8
Styret innkaller til årsmøte i februar med 14 dagers skriftlig varsel, og med oppgave over de saker som skal behandles. Øvrige saker som måtte ønskes behandlet på årsmøtet må være innkommet til styret senest 1. januar. Ekstraordinært årsmøte holdes når styret beslutter det, eller når minst en femtedel av medlemmene fremsetter skriftlig krav om det. Sakslisten for årsmøte skal omfatte:
- Styrets årsberetning og utkast til arbeidsprogram fram til neste årsmøte.
- Regnskapet for siste kalenderår i revidert stand.
- Styrets forslag til budsjett og medlemskontingent.
- Valg av styreleder, styremedlemmer og varamedlemmer.
- Valg av en revisor og en vara med ett års funksjonstid.
- Andre saker.
Beslutning om foreningens oppløsning kan treffes på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte med minst to tredjedels flertall. Slik beslutning må for å bli endelig gjentas på nytt årsmøte, vanlig eller ekstraordinært med minst to tredjedels flertall.
Foreningens midler skal ved eventuell oppløsning, etter at all gjeld er dekket, brukes til dannelse av et fond til støtte for vitenskapelig forskning i de arktiske områder, og skal styres av Polarmuseet i Tromsø.
Forandringer av disse lover kan bare foretas på vanlig årsmøte med minst to tredjedels flertall.
Vedtatt på Arktisk forenings årsmøte 8. februar 2023